פגישות במקסימום אפקטיביות, אבל באמת!

לאחרונה גייסנו איש מכירות שבמסגרת תפקידו יחליף אותי בחלק מהפגישות ותהליך המכירה ויאפשר לי למצוא יותר זמן לנהל ולפתח את העסק. במהלך הכנת תוכנית החפיפה עברתי על התיקיות של הפגישות מהשנים האחרונות של העסק ופתאום קלטתי שעשיתי מעל 500 פגישות מכירה.

פגישות זה משהו שאנחנו משקיעים בו מאות שעות בשנה בחיים העסקיים אז חשבתי להעביר לכאן את עיקרי הדברים שכתבתי בתוכנית החפיפה, פשוט אשפוך כאן את כל מה שלמדתי מנסיוני בפגישות הרבות בסייטאיט.

כשאומרים פגישה תמיד חושבים על משהו מאד אפקטיבי ומדמיינים את כולם מרוכזים ואפקטיביים, אז זהו שלא ממש… רוב הפגישות נערכות בחובבניות, ללא סדר, ללא מטרה לפעמים לא לכל הנוכחים בכלל ברור למה הם בפגישה, והכי הפתיע אותי שככה זה גם בארגונים הגדולים ביותר.

פגישות במקסימום אפקטיביות לא קורות סתם, כדי להגיע למצב שהפגישות שאני משתתף בהן יהיו אפקטיביות אני מתייחס אליהן בשני מישורים:

1.     עובד לפי מספר עקרונות חשובים.

2.     עובד לפי הסדר:

א'. לפני הפגישה
ב'. בזמן הפגישה
ג'. לאחר הפגישה

נתחיל עם העקרונות לפגישות במקסימום אפקטיביות:

א'. צורך והישג נדרש: לפני כל פגישה אתם חייבים להבין לצורך מה היא נקבעה. כמה פעמים קרה לכם שמנהל פרויקט או לקוח ביקש ממכם לקבוע פגישה והרגשתם שאין בכך שום צורך? על זה בדיוק אנחנו מדברים. כל פגישה צריכה להיקבע מתוך צורך ברור ושתהיה לה הישג נדרש ברור ומוגדר שגם כן ברור לכל המשתתפים. לפני הכל פשוט להבין אם יש צורך בפגישה, בנושא המסויים הזה ובזמן הזה, לרוב התשובה תהיה, לא! ואם יש צורך לקיום הפגישה, כל עוד יש הישג נדרש כמו תיאום צפיות על שירות מסויים, היכרות או חתימה על הסכם אז נמשיך וניפגש בצורה מסודרת לפי שאר הכללים שבהמשך המאמר.

ב'. אורך הפגישה: אם אין זמן התחלה, וחשוב יותר זמן סיום מסודר תהיו בטוחים שכל פגישה תארך יותר זמן מהנדרש, חשוב להבהיר בתחילת בפגישה כמה זמן היא תארך ומתי היא צפויה להסתיים, לא תאמינו כמה אנשים יופתעו מכך שאתם מכבדים את הזמן שלהם מספיק כדי לסיים את הפגישה בזמן שקבעתם מראש. הם יופתעו בגלל שזה כמעט לא קורה אף פעם.

ג'. פעולות נדרשות או לו"ז פגישתי: הפעולות הנדרשות נגזרות מהמטרה הראשית של הפגישה (סעיף 1) אני מפרק את המטרה הראשית לכמה אבני דרך שצריך לעבור דרכן על מנת השיג את המטרה הראשית, ואני מוודא שכל המשתתפים יקבלו את הזמן והבמה להגיב ולהשמיע את כולם.

ד'. מנהל פגישה: סעיפים 2+3 לא יקרו אם אין מנהל פגישה שמקבל עליו את האחריות והאחרים יודעים שהוא המנהל, הוא צריך תחילה ללהסביר ולאחר מכן לאכוף את הכללים ולקדם את הפגישה לכיוון המטרה.

ה'. דין וחשבון: על כל אחד לדעת מה מצופה ממנו להכין לפגישה ובמידת הצורך עדיף שכולם ידעו מה מצופה מכולם כדי שתיהיה נורמה ברורה ושכולם יודעים שזה לא תקין שלא להתכונן לפגישה.

ו'. אנטי מולטי טאסקינג: מי שמכיר אותי יודע שאני אחד השונאים הגדולים של המונח מולטי טאסקינג, כשאני קורא קורות חיים של מועמדים לעבודה אצלינו אני מיד מנפה כאלה שכותבים בגאווה בתיאור הראשי שהם מומחים למולטי טאסקינג של 15 משימות בו"ז.

צריך להיות ברור לכל הנוכחים שכולם מתרכזים אך ורק בפגישה, מנהל הפגישה צריך (אם זה מתאים מבחינת מעמדו) להנחות אנשים לשים ניידים על שקט או לשים את הניידים בתיק, ועליו גם לשמש דוגמה בנושא הזה ובכל האחרים. אי אפשר לנהל פגישה הגיונית כשכולם עסוקים בנייד או בדסרים לא קשורים, לדעתי אין דבר כזה מולטי טאסקינג ואשמח לשמוע ממי שחושב אחרת, אפשר להוכיח את העניין במבחן קצרצר וממש פוקח עיניים.

עבודה לפי הסדר:

כשניגשים לפגישה חשוב מאד להקפיד על עבודה מסודרת לפי השלבים הבאים, ניקח לדוגמה פגישת מכירה של בניית אתר:

לפני פגישות במקסימום אפקטיביות:

כל העובדים שלי יודעים, לפני פגישה מתכוננים כמו שצריך וזה מתחיל בכתיבת שם הלקוח ותאריך על דפדפת ומירקור הכותרת במרקר ירוק, יתהפך העולם זה מה שיקרה בכל פעם לפני פגישה.

צריך לדעת עם מי נפגשים, מה תפקידו, כמה אנשים יהיו בפגישה, מה הידע שלהם בנושא המדובר. צריך להבין את המוצר או השירות שהחברה מספקת כדי לא לעשות פאדיחות ולדבר לעניין, מצאתי את עצמי חופר על נושאים כמו חומרים מרוכבים, סיבי פחמן, תוכניות פנסיה, רפורמות של ביטוחי בריאות , שירות של סקסולוגית, ניקוי מנדפים, ועוד מאות נושאים כדי להבין בדיוק מה הלקוח הפוטנציאלי שלי עושה (זה גם אחד הדברים שאני הכי אוהד בעבודה שלי, אי אפשר להשתעמם כי בכל יום מתעסקים בנושא חדש).

זוכרים את המרקר הירוק? את כל הדברים שלמדתם לפני ואת השאלות שעלו מהדברים הללו תרשמו בדפדפת, כל לקוח פוטנציאלי ישמח לראות שבאמת התכוננתם לפגישה והקדשתם את הזמן לחשוב עליו קצת.

טיפ! תדעו שהתכוננתם מספיק טוב אם עולות לכם המון שאלות תוך כדי ההתכוננות.

בזמן פגישות במקסימום אפקטיביות:

אם התכוננתם טוב אז הכל יותר פשוט, ואם אתם כבר מכירים את העקרונות שקראתם בתחילת המאמר הזה אז זה יהיה עוד יותר פשוט. בזמן הפגישה פשוט תעבדו עם 6 העקרונות והדף שהכנתם בשלב ההתכוננות.

כל זה כמובן נחמד מאד אבל לא הזכרתי את העניין העיקרי בכל פגישה והוא "תדעו על מה אתם מדברים" גם אם תעשו את כל ההתכוננות אבל תדברו שטויות שום דבר לא יעזור לכם, לפני כל פגישה תדאגו לשלוט במידע שאתם מעבירים כמה שאפשר.

עוד דבר שעובדים בסייטאיט יודעים זה ש"ההפך מלשכוח זה לא לזכור אלא לרשום!"

אי אפשר לרשום יותר מדי במהלך פגישה, יש לי כמה לקוחות שאמרו לי לאחר הסגירה שסגרו איתנו רק בגלל שראו שאנחנו פשוט רושמים הכל, כמובן עם דגש על הדברים שהלקוח אומר שחשובים לו ואז זה מאפשר לנו בלי מאמץ לשלוף את הנושאים החשובים ללקוח ולהציג אותם במייל או בהצעת המחיר שלנו. זה עובד סוף הדרך, סמכו עלי…

לאחר הפגישה:

הפגישה צריכה להיסתיים כאשר ברור לכל אחד מהנוכחים מה עליו למסור ועד מתי, כלומר אם אני צריך להוציא הצעת מחיר אסיים את הפגישה בכך שאומר שעד מחר הצעת המחיר תישלח במייל ואני דואג לעמוד בזה ב 100%.

תהליך העבודה שלנו לאחר פגישות הוא לרכז את כל הדפים של הנוכחים ולעבור שורה שורה, כל דבר שרשום בדף בכתב יד נשקל ואם אנחנו רוצים להוסיף אותו למייל או הצעת המחיר או אם זה לא מספיק חשוב אנחנו מנתבים את השורה הכתובה לכיוון הנדרש וממרקרים אותה טוש אחר כדי לדעת שזה עובד (מלשון לעבד).

זה הכל, כל מה שכתבתי כאן ממש סטרייט פורוורד, הדברים הללו עובדים על לקוחות קטנים כגדולים, אין כאן שום דבר מסובך אז תדאגו לעבוד ככה פחות או יותר וההצלחה פגישות במקסימום אפקטיביות לפחות מובטחת. לא תאמינו כמה עבודה מסודרת באופן המתואר כאן תשנה לכם את החיים וההתנהלות העסקית, פתאום דברים קורים, אתם לא מוצאים את עצמכם מבזבזים עשרות שעות בחודש בפגישות מיותרות במקום ליצר הכנסה ועוד ועוד…

שרדתם עד לפה? יאללה שתפו גם, אם יש לכם דרכים נוספות לעבודה נכונה בפגישות במקסימום אפקטיביות או אם פספסתי משהו מיוחד רשמו בתגובות ואני מבטיח לענות בהקדם.

בהצלחה בינתיים 🙂