4 טיפים שאתם חייבים לדעת כדי לנהל זמן כמו שצריך

ניהול זמן

טקסט שעוסק בניהול זמן הוא טריקי מטבעו: אם הוא מעניין אתכם סביר להניח שאתם נמנים על אלה שמרגישים בסוף כל יום שלא הספיקו כלום. אבל אם אתם מרגישים כך, מן הסתם גם כרגע יש לכם המון מטלות שחובה לבצע, ומה פתאום לבזבז זמן על מאמר, הכי טוב לשמור אותו ב"דברים שכדאי לקרוא" ואולי יום אחד זה אכן יקרה.

בכל מקרה אם אתם עדיין כאן, אז בגלל שהזמן שלכם הוא משאב יקר ערך, מעכשיו רק טיפים. אפקטיביים. מאוד. ותמציתיים. 7 דקות וסיימתם – 7 דקות שיעזרו לכם לנהל זמן כמו שצריך, כך שתספיקו הרבה יותר ובפרט את הדברים החשובים באמת.

      1. תתמקדו במה שאתם הכי טובים בו

כל בעל עסק עושה המון דברים: שיווק, עיצוב, הנהלת חשבונות, שירות לקוחות, רכישת ציוד משרדי ומה לא בעצם.

זו טעות. הסיבה להתנהלות גוזלת זמן זו היא האמונה של בעלי עסקים שאף אחד אחר לא יעשה את "זה" – כש"זה" כולל מגוון רחב של פעולות – טוב כמוהם. ייתכן שלתפישה הזו יש אחיזה במציאות, אבל לא עדיף שתשקיעו את הזמן המצומצם שעומד לרשותכם בדברים החשובים באמת?

מצאו את שני התחומים שבהם אתם מניבים לעסק את התועלת הגדולה ביותר. גיבוש חזון זו דוגמה נהדרת, אופציה אחרת היא מכירה ללקוחות גדולים ובכל מקרה אתם יודעים טוב יותר מכולם במה אתם מצטיינים ואיפה העסק לא יתמוטט גם בלעדיכם.

      1. דוגלים במולטיטסקינג? תחשבו שוב

אמהות מסוגלות להחליף ביד אחת חיתול לתינוק, ביד השנייה לסרק את הילדה הגדולה ותוך כדי לעזור לתאומים עם שיעורי הבית (כ"א במקצוע אחר!) ולעשות את הכל כמו שצריך. כאבא טרי למדתי שאני יכול לבצע מקסימום משימה אחת עם הילדה ואם היא בוכה אז זה מוריד את אחוז ההצלחה שלי למתחת ל 60% J כשמדובר על העסק, לעומת זאת ההמלצה החד משמעית היא לוותר על מולטיטסקינג.

הסיבה לכך היא שהמון זמן מתבזבז כשאתם עוברים ממשימה א' ל-ב', ובחזרה ל-א', ומשם ל-ג', ושוב ב' ואז ד', א', ג', ב', א', ד' והעיקרון מובן – אמנם כל מעבר מחייב פרק זמן קצר יחסית אבל עפ"י מחקרים שונים, פרקי זמן אלה שאנחנו קוראים מחיר מנטלי מצטברים עד לכדי שבוע עבודה שלם מדי חודש. המחיר המנטלי הזה עולה לנו לא רק בזמן אלא גם בבזבוז אנרגיה יקרה.

המסקנה: הרגילו את עצמכם להתנהלות ממוקדת במשימה אחת בכל פעם, והטמיעו שיטת עבודה יעילה יותר זו גם בקרב העובדים שלכם.

      1. למדו להגיד לא

בעלי עסקים, ובעיקר אלה שהם יזמים בנשמתם, מתקשים להגיד לא שכן הם רואים בכל הצעה הזדמנות משתלמת. כדאי לזכור ש"כן" להצעה אחת הוא תמיד, אבל תמיד, "לא" לדברים אחרים שהרי גם אם כבר יישמתם את 2 הטיפים הראשונים עדיין אין לכם מספיק זמן לכל מה שחשוב לבצע.

מרגע שתפנימו את הידיעה שכל "כן" הוא "לא" למשהו אחר, יהיה לכם קל יותר לזהות את ההצעות שלא באמת תורמות לעסק שלכם, ופשוט לסרב להן.

כבעלים של חברת שיווק באינטרנט שגם כוללת מתכנתים בכוח האדם שלה אני מוצא את עצמי אומר לא לרעיונות מצוינים על בסיס שבועי ועם כל "לא" אני שמח יותר ויותר.

      1. אל תוותרו על לו"ז מסודר

לפעמים היומן נראה לנו כמו אויב, שמגביל אותנו ואיך בכלל אפשר לדעת כמה זמן נצטרך לפגישה עם המעצבת? התשובה היא שאפשר לדעת, ובעצם חובה לדעת יותר נכון חובה להגביל ומתוך האילוץ הזה הפגישה גם תהפוך לאפקטיבית יותר (עוד על פגישות אפקטיביות במאמר הבא). זמן הוא משאב בדיוק כמו כסף, וכפי שאתם מנהלים תקציב פיננסי (עוד על ניהול תקציב אפקטיבי) ומתאמצים לא לחרוג ממנו, כך היומן מבטיח שלא תיכנסו לאוברדרפט גדול של זמן.

תכננו לו"ז מסודר, והיצמדו אליו. (עוד על תכנון לו"ז מסודר) בדרך זו תשקיעו בכל נושא בדיוק את כמות הזמן שכדאי להשקיע בו ולא דקה יותר – ואם כבר מדברים על השקעה, נכון ש-7 הדקות האחרונות היו השקעה מוצלחת מבחינתכם? 🙂